Politique de confidentialité

Version du 15 octobre 2026 (révision 25).

1. Responsable du traitement et contact

Victor Magaud, exerçant sous le nom Vaucanson & Maillardet (« V&M »), 18 rue des Borderies, 16100 Saint-Laurent-de-Cognac, France, est responsable des traitements relatifs au compte, à la relation commerciale, à la facturation et à la sécurité du service. Vous pouvez joindre le contact données à contact@vaucanson-maillardet.fr, par courrier à cette adresse ou par téléphone au 06 07 70 47 08.

Lorsque vous confiez à V&M des données de vos contacts ou collaborateurs pour vos propres finalités, vous en restez responsable et V&M les traite pour votre compte, selon vos instructions.

2. Inscription, compte et demande de rappel

Obligatoires dans le formulaire d'inscription : prénom, nom, adresse e-mail, téléphone et acceptation des conditions applicables. Sans ces éléments, ce formulaire ne permet pas d'ouvrir le compte. Le parcours actuel ne demande ni mot de passe ni carte bancaire pour commencer l'essai.
Facultatif : le SIRET. Lorsqu'il est fourni, V&M peut interroger l'annuaire public des entreprises pour compléter le nom et les informations de l'activité. Le site internet et les autres informations de l'entreprise se renseignent ensuite dans votre espace.
Avec « Continuer avec Google », V&M reçoit de Google votre adresse e-mail, votre nom et, si votre profil en a une, l'adresse de votre photo de profil, conservée pour l'afficher dans l'espace. Avant d'ouvrir l'essai, l'espace vous demande d'accepter les conditions applicables et, s'il manque, votre téléphone. Un compte ancien peut aussi porter la civilité choisie lors d'une précédente version de l'inscription.
À la fin d'un essai, si vous indiquez pourquoi vous ne poursuivez pas, V&M conserve l'agent concerné, les raisons cochées, votre réponse libre et la date, sans les rattacher à votre compte. L'alerte interne envoyée à V&M par e-mail comporte l'adresse du compte, pour pouvoir vous recontacter.
Le compte conserve aussi les dates d'inscription et d'essai, les accès ouverts, la formule ou le contrat souscrit et les préférences nécessaires au service.
Vous pouvez envoyer un signalement ou une suggestion depuis votre espace avec une description et une capture d’écran. V&M conserve le retour, l’adresse du compte, la page concernée, les dates et la décision de l’administration ; la description et la capture sont transmises par Resend à l’administration. Ces éléments servent à examiner votre demande et, si elle est validée, à attribuer une semaine offerte sur l’agent de votre choix. Ils se consultent dans votre espace et sont couverts par l’export et la suppression du compte ; la copie reçue dans la messagerie de l’administration reste soumise au traitement manuel des demandes d’effacement.
Demande de rappel, sans compte : nom, entreprise, téléphone, objet de la demande choisi dans une liste, le moment de la journée où vous préférez être rappelé si vous l'indiquez, l'agent dont vous consultiez la fiche si vous venez de l'une d'elles et, si vous l'écrivez, un message. Ces éléments servent uniquement à vous rappeler ; ils sont enregistrés dans le registre des demandes de V&M et signalés à V&M par une alerte interne par e-mail. Ils suivent la durée de conservation des prospects indiquée plus bas.
Réservation d'une démonstration, sans compte : nom, adresse e-mail, créneau choisi et, si vous venez de sa fiche, l'agent présenté. Ces éléments servent uniquement à organiser la démonstration ; ils sont enregistrés dans le registre des demandes de V&M et signalés à V&M par une alerte interne par e-mail. Lorsque la réservation en ligne est active, un événement est créé dans l'agenda Google de V&M avec votre adresse en invité, ce qui vous envoie l'invitation et un lien de visio. Ils suivent la durée de conservation des prospects indiquée plus bas.

3. Agents, conversations et mémoire

Quand vous utilisez un agent, V&M traite vos consignes, messages, réponses aux questionnaires, conversations et dates d'échange afin de fournir la réponse et de reprendre le travail demandé. Le moteur extrait aussi automatiquement des informations et préférences durables des conversations, notes, commentaires et corrections pour personnaliser les travaux suivants. Selon l'agent, les éléments mémorisés peuvent être consultés et retirés dans son espace ; pour les éléments non accessibles par l'interface, adressez votre demande à contact@vaucanson-maillardet.fr.

Lorsqu'une fonctionnalité pilote de CRM est ouverte pour votre compte, elle conserve les contacts professionnels saisis ou importés, leurs coordonnées, entreprise, source, notes, étape et prochaines actions. Elle conserve aussi, pour les contacts saisis, importés ou proposés, leur civilité (que vous indiquez ou déduite du prénom, modifiable), fonction, service, entreprise, profil LinkedIn, la façon dont vous vous êtes connus, la proximité que vous indiquez ou qu'Alfred propose d'après vos échanges, le ton à adopter à l'écrit appris de vos réécritures et des brouillons que vous corrigez dans Gmail avant envoi, ainsi que les colonnes du suivi que vous personnalisez. Une notification LinkedIn reçue dans votre boîte Gmail connectée peut créer ou compléter automatiquement la fiche de la personne concernée (prénom, nom, profil et action datée). Les fiches d'entreprises conservent le nom, les identifiants SIREN, SIRET et TVA, la forme juridique, le code d'activité, l'effectif, la date de création, l'adresse du siège, le téléphone, l'adresse e-mail générale et le logo, complétés à partir de l'annuaire public de l'État, des mentions légales publiées sur le site de l'entreprise et du logo publié sur ce site. L'adresse d'un contact peut être retrouvée dans vos boîtes Gmail connectées par la lecture des seuls en-têtes des messages. Lorsqu'une fonctionnalité pilote de gestion de missions est ouverte pour votre compte, elle conserve les objectifs, versions du plan, étapes, plafonds de dépense, tentatives, résultats, états et dates pour permettre la reprise du travail sans doublon.

Lorsque Colbert est ouvert pour votre compte, il conserve le catalogue de vos produits et services, leurs types et tarifs, les informations de votre entreprise, les brouillons et les versions des devis, propositions commerciales, factures et avoirs préparés pour vos clients, leurs numéros et leur état de relecture. Vous pouvez y ajouter vos textes ou PDF de CGV, une bibliothèque d'articles associés aux types de produits, des formules et une frise chronologique. Il utilise les coordonnées présentes dans votre CRM ; les champs que vous complétez sur un brouillon remplissent les champs encore vides de la fiche ou créent une fiche lorsque le destinataire est nouveau. De même, lorsque vous saisissez ou corrigez une facture dans Colbert et que le CRM est disponible pour votre compte, l'émetteur et le destinataire absents de votre CRM y sont ajoutés comme entreprises, sous le nom porté par la facture, et le SIREN et le numéro de TVA de la facture remplissent les cases encore vides de leur fiche ; votre propre entreprise n'y est jamais ajoutée. À votre demande, le moteur d'IA reçoit vos consignes, le besoin, les coordonnées du destinataire et les descriptions des produits sélectionnés pour proposer une reformulation de la compréhension de votre demande, que vous choisissez avant insertion. À votre demande également, la rédaction des CGV d'un document transmet au moteur d'IA le texte des CGV ou les notes que vous avez écrits, votre consigne de retouche s'il y en a une, le type de document, le fait que le client soit ou non un professionnel, les conditions et le rythme de paiement, les types de produits, ainsi que l'identité et les réglages de votre entreprise enregistrés dans Colbert : raison sociale, nom commercial, forme juridique, SIREN, adresse, adresse e-mail, téléphone, numéro de TVA, immatriculation, capital social, code d'activité, régime de TVA, délai d'exécution, durée de validité des devis, assurance, tribunal compétent, médiateur et autres mentions. Le texte proposé revient dans le champ des CGV du document ; il n'est conservé que lorsque vous enregistrez le document. Alfred peut lui transmettre une demande de devis pour préparer un document à relire ou un brouillon à compléter ; les réponses par courrier avec pièce jointe suivent les mêmes validations d'envoi que vos autres réponses.

Lorsque Colbert est ouvert et qu'un site ou un SIRET est déclaré, V&M peut consulter automatiquement les pages publiques du site, notamment ses mentions légales et conditions d'utilisation ou de vente, et interroger l'annuaire public de l'État pour retrouver l'identité de votre entreprise. La recherche conserve le nom, les SIREN et SIRET, la forme juridique, l'adresse du siège, l'immatriculation et le capital social explicitement retrouvés, le numéro de TVA et les mentions explicites de régime de TVA, les adresses des sources, leurs dates de consultation et de courts extraits, ainsi que l'état et les repères techniques de la recherche. Ces observations se lisent dans Mes informations et restent distinctes du profil émetteur que vous avez confirmé. Elles servent à préremplir les informations de l'entreprise avant votre confirmation ; elles ne permettent pas à elles seules de déduire votre régime fiscal ou social, vos échéances ni les montants à payer. Cette recherche de votre propre entreprise n'utilise aucun modèle d'IA. Les informations conservées font partie de votre export et sont effacées lors de la suppression du compte.

Lorsque vous saisissez le destinataire d'un devis ou d'une facture, Colbert complète automatiquement les cases encore vides : il interroge d'abord l'annuaire public de l'État, puis, si des informations manquent, la recherche web du moteur d'IA, qui reçoit le nom de l'entreprise et, s'ils sont connus, le nom de l'interlocuteur, son adresse e-mail et son adresse postale. Seule une adresse e-mail générale de l'entreprise est reprise de cette recherche. Rien n'est conservé avant l'enregistrement du document.

Lorsque vous importez le PDF d'une facture ou saisissez une facture passée dans Colbert, l'émetteur et le destinataire dont le SIREN manque, hors votre propre entreprise, sont d'abord recherchés dans les fiches de votre CRM, puis dans l'annuaire public des entreprises de l'État (recherche-entreprises.api.gouv.fr), qui reçoit alors le seul nom porté par la facture. Ce nom peut être celui d'une personne physique, par exemple un entrepreneur individuel. Lorsqu'une seule entreprise active de l'annuaire porte exactement ce nom, son SIREN, son numéro de TVA, publié par l'annuaire ou à défaut calculé à partir du SIREN, et le pays France complètent les cases encore vides de la facture, qui restent modifiables. Ces informations sont conservées avec la facture, figurent dans l'export et sont effacées avec le compte. Aucun modèle d'IA n'intervient dans cette recherche.

Lorsque l'envoi de documents est ouvert pour votre compte, le bouton « Relire et envoyer par mail » de Colbert envoie le devis ou la facture en PDF au destinataire que vous avez relu. Les factures récurrentes dont vous avez activé l'envoi automatique partent seules à leur date. Si votre connexion Google comprend l'autorisation d'envoyer des courriels en votre nom, ces courriels partent de votre boîte Gmail connectée, avec votre adresse comme expéditeur et le nom de votre entreprise : Google reçoit alors l'adresse du destinataire, l'objet, le texte, sa mise en forme et le PDF. Sinon, ils sont transmis par Resend, qui reçoit les mêmes éléments, et partent d'une adresse du domaine de V&M. Dans les deux cas, lorsque l'adresse e-mail de votre entreprise est renseignée, les réponses lui sont adressées. La date, le destinataire et le résultat réel de chaque envoi sont conservés avec le document : un courriel refusé ou non parti n'est jamais présenté comme envoyé.

Lorsque l'agent de prospection est ouvert pour votre compte, il recherche chaque jour, et à votre demande, des entreprises susceptibles de devenir vos clients. Le moteur de recherche web reçoit le nom de votre entreprise, la description de votre activité, quelques-uns de vos clients habituels et les entreprises déjà proposées, avec la consigne de ne retenir que des entreprises, jamais une personne ni une adresse e-mail. Chaque entreprise proposée est vérifiée dans l'annuaire public de l'État ; une entreprise fermée ou introuvable est écartée. Il conserve pour chacune son nom, son SIREN, sa commune, son département, son code d'activité, son site, la raison de la proposition, la page source et votre décision. Lorsqu'elle est celle d'un entrepreneur individuel, cette fiche peut désigner une personne physique. Les signaux d'achat recherchés à votre demande conservent leur titre et l'adresse de leur source. Une entreprise ne rejoint votre CRM, sous la forme de son nom et de son site, qu'après votre accord. Il peut préparer des brouillons dans Gmail, uniquement vers une adresse déjà présente dans votre CRM ; il n'envoie aucun message. Vous restez responsable de vos démarches de prospection, notamment de l'information des personnes contactées et du respect de leur opposition.

Dans Informations ou dans l'atelier Colbert, vous pouvez conserver deux versions du logo et les couleurs de votre entreprise. Lors de la première déclaration de votre site, V&M peut consulter ses pages et télécharger son logo pour vous proposer une identité visuelle modifiable. Les logos et couleurs retenus sont conservés dans votre compte ; chaque document garde la version utilisée lors de sa préparation. Les brouillons, documents, articles et PDF de CGV, ainsi que ces éléments d'identité visuelle, font partie des données exportables et sont effacés lors de la suppression du compte.

Pour reprendre la numérotation de vos devis, vous pouvez faire analyser un export CSV de vos documents émis ou saisir votre règle et votre dernier numéro. V&M conserve les règles confirmées, leur historique et les compteurs associés à votre entreprise. L'analyse propose un format et signale des anomalies ; elle ne certifie pas l'exhaustivité ni la conformité de votre ancien historique.

4. Corpus, sources et publications

Vous pouvez fournir un corpus, des textes, documents, images, liens, sujets, mots-clés et préférences éditoriales. Si vous indiquez un site, V&M peut lire ses pages publiques et rechercher sur le web des informations publiques sur votre activité, votre secteur et vos concurrents. Ces éléments servent à préparer les brouillons, réécritures, visuels, calendriers et publications demandés, ainsi que leurs preuves de publication.

La recherche d'entreprises interroge l'API publique de l'État avec un nom ou SIRET. Les recherches de sujets et d'images transmettent des termes éditoriaux à Google News ou Openverse ; l'image retenue est téléchargée auprès de son hébergeur.

5. Paiement et facturation

Pour un achat, V&M conserve les références du client, de l'abonnement, des factures, le statut du paiement et les coordonnées de facturation. Les numéros de carte et l'authentification bancaire sont recueillis et traités par Stripe ; V&M ne conserve pas les données complètes de la carte.

Si le programme de partenariat est ouvert et utilisé, V&M conserve le code de provenance, le rattachement à un partenaire, les références de factures, montants, taux, commissions, états et références de versement. Les informations d'identité et bancaires nécessaires au versement des commissions sont recueillies par Stripe.

6. Finalités et bases légales

Créer l'essai, répondre aux demandes avant souscription, fournir les agents ou prestations choisis et suivre leur exécution et leurs coûts : mesures précontractuelles puis exécution du contrat.
Gérer les abonnements, paiements et factures : exécution du contrat et obligations comptables et fiscales.
Gérer un partenariat activé et ses commissions : exécution du contrat de partenariat et obligations comptables applicables.
Protéger les comptes, limiter les accès non autorisés et prévenir les abus : intérêt légitime de V&M à sécuriser le service.
Utiliser un connecteur ou un outil pilote à votre demande, après une activation propre à cet usage : exécution du contrat ou mesures précontractuelles demandées. Autoriser une connexion externe ne constitue pas un accord général à d'autres traitements.

7. Hébergement, prestataires et modèles d'IA

Le serveur applicatif exploité chez Hostinger International Limited est situé à Paris, France. Stripe reçoit les informations nécessaires au paiement. Resend reçoit les adresses d'expédition et de destination, l'objet et le contenu lors de l'envoi des courriels du service. Lorsque Colbert envoie un devis ou une facture depuis votre boîte Gmail connectée, Google reçoit ces mêmes éléments et le PDF joint. Lorsque la lecture à voix haute d'un agent est activée, ElevenLabs reçoit le texte à prononcer et rend l'audio ; sans ce service, la voix de votre navigateur est utilisée.

Les modèles ci-dessous reçoivent les consignes, échanges, extraits du corpus et informations utiles à leur rôle. La recherche web utilise notamment le lexique, les requêtes et la description de votre activité. Les images produites avant le retrait de la génération d'images restent conservées dans votre espace ; aucune nouvelle image n'est générée.

La conversation orale d'Alfred, sa recherche web lorsqu'elle est déclenchée, la reformulation de ses réponses et la préparation de sa lecture à voix haute utilisent Anthropic, même lorsque le moteur principal de rédaction est différent. Lorsque vous activez le microphone, le navigateur transforme votre voix en texte. Selon le navigateur et ses réglages, cette reconnaissance peut être locale ou réalisée par un service distant propre au navigateur. Le texte reconnu est transmis à V&M puis au modèle de conversation. Vous pouvez aussi écrire votre demande sans activer le microphone.

Grok (xAI) : aucun rôle principal ou de recherche web déclaré selon la configuration actuelle.
OpenAI : aucun rôle principal ou de recherche web déclaré selon la configuration actuelle.
Claude (Anthropic) : rédaction et conversation, extraction d'informations et préférences durables et recherche web sur le secteur et les concurrents, sur les entreprises destinataires de vos devis et factures et sur les entreprises susceptibles de devenir vos clients selon la configuration actuelle.

8. Connexions Google facultatives

« Continuer avec Google » demande : vous identifier ; connaître l'adresse du compte Google connecté ; connaître votre nom et votre photo de profil Google. La connexion Google depuis votre espace demande : vous identifier ; connaître l'adresse du compte Google connecté ; consulter, créer, modifier et annuler les créneaux de publication ou rendez-vous validés, ainsi que les séries annuelles d'anniversaires de votre entourage sans invité, dans votre agenda selon la fonction choisie ; lire les statistiques Search Console de votre site (mots-clés, positions, clics).

Chaque outil Google est activé séparément. Selon celui que vous choisissez, les autorisations peuvent être les suivantes :

lire uniquement les expéditeurs, destinataires, objets, dates et marqueurs de réponse automatique de vos échanges Gmail afin de créer ou enrichir le CRM de votre espace, sans lire le corps ni les pièces jointes
lire vos contacts Google (noms, adresses e-mail, entreprises, anniversaires, dates, liens entre personnes et adresses postales) afin que vous choisissiez ceux à ajouter au CRM de votre espace et de compléter ce que l'agent sait de votre entourage
envoyer depuis votre adresse Gmail les devis et factures que vous validez avec Colbert ; cette autorisation ne lit, ne range ni ne supprime aucun message
consulter, créer, modifier et annuler les créneaux de publication ou rendez-vous validés, ainsi que les séries annuelles d'anniversaires de votre entourage sans invité, dans votre agenda selon la fonction choisie
consulter, créer, modifier et supprimer vos tâches Google avec l'outil agenda et tâches
lire les messages Gmail, archives comprises, pour trier le courrier, rechercher les factures reçues et envoyées et lire les PDF de factures joints ; cette autorisation ne déplace, ne crée ni n'envoie aucun message
lire et organiser les messages Gmail, préparer des brouillons et envoyer les messages que vous validez avec Alfred ; l'agent de prospection peut aussi y préparer des brouillons, sans les envoyer
consulter les événements des calendriers choisis pour préparer les rendez-vous
consulter les périodes occupées des calendriers choisis pour rechercher des disponibilités
présenter la liste de vos calendriers pour vous permettre de choisir ceux à utiliser
accéder aux fichiers Google Drive que vous sélectionnez, avec un usage de lecture par le secrétariat

L'identité Google sert à vous connecter. Search Console fournit des indicateurs de votre site ; Calendar sert aux rendez-vous et publications. Lorsqu'un rendez-vous que vous confirmez comporte des invités, Google Agenda leur envoie l'invitation et, si vous le choisissez, ses mises à jour. Le parcours CRM de Gmail lit les métadonnées des échanges, sans corps ni pièces jointes, et Google Contacts présente les contacts à importer. Les fiches, tâches et résultats utiles au travail demandé sont conservés dans votre espace.

Lorsque le tri du courrier est ouvert pour votre compte et que vous y connectez une ou plusieurs adresses Gmail, V&M lit les courriers de la boîte de réception : expéditeur, objet, date, texte et nom des pièces jointes, ainsi que le texte des factures jointes en PDF, qui n'est pas conservé : seules les informations relevées le sont. Ce texte est transmis au moteur de tri pour classer les courriers, préparer des brouillons de réponse, relever les factures, les tâches et les contacts proposés, et repérer les questions de métier posées par vos clients. V&M range les courriers dans des libellés, place à la corbeille ce qui est classé indésirable ou périmé (code ou lien expiré, invitation à un événement collectif, rappel automatique d'un rendez-vous dont la date est passée), utilise le lien de désabonnement proposé par l'expéditeur et prépare des brouillons dans Gmail ; aucun message ne part sans votre validation, par le bouton d'envoi ou une instruction vocale de confirmation.

Pour suivre les tâches ouvertes le matin, V&M lit également leurs fils de discussion, y compris les réponses envoyées et les éventuels retours reçus. Le moteur reçoit la tâche, le texte de ces échanges, les destinataires de la réponse et les noms de ses pièces jointes pour comparer la demande à ce qui a été réalisé. Le suivi conserve l'état de la tâche, les dates de contrôle et d'envoi, les identifiants du message et du fil, un bref constat et l'extrait de réponse qui le justifie. Une demande accomplie peut être clôturée automatiquement et sa réponse ajoutée à la fiche CRM d'un contact déjà connu ; aucun contact n'est créé par ce suivi.

À la configuration de Colbert, V&M recherche automatiquement les factures reçues et envoyées dans les adresses Gmail connectées, y compris les courriers archivés. Les résultats sont parcourus par étapes ; les courriers déjà relevés peuvent être relus pour compléter les faits sourcés et analyser leurs PDF joints. Le texte des courriers, les noms des pièces jointes et le texte extrait des PDF de factures sont transmis au modèle d'IA pour relever les faits comptables, sans exécuter les instructions contenues dans ces documents. Cette recherche ne déplace aucun courrier, ne crée aucun brouillon et n'envoie aucun message. V&M conserve les références des sources, le sens reçu ou envoyé lorsqu'il est établi, les compteurs, dates, états et repères de pagination nécessaires à la reprise. L'état du relevé se consulte dans Mes informations. Un parcours interrompu, une adresse inaccessible ou une pièce qui n'a pas pu être lue reste signalé comme incomplet.

Vous pouvez aussi importer vos factures et avoirs PDF dans Colbert. V&M conserve ces fichiers dans un espace privé du compte, leur empreinte, leur nom, les informations relevées et leurs extraits sources, les corrections et confirmations que vous apportez. Le SIREN manquant de l'émetteur ou du destinataire est recherché dans votre CRM puis dans l'annuaire public des entreprises, et une facture saisie ou corrigée complète votre CRM, comme décrit à la section 3. Les champs absents ou non vérifiables restent à compléter ; les PDF scannés sans texte exploitable ne sont pas présentés comme lus automatiquement. Les indicateurs additionnent les factures de vente, les achats professionnels identifiés et les avoirs vérifiés, en écartant les devis, propositions, relances, doublons et données contradictoires. Ils distinguent les montants facturés des encaissements et ne constituent ni un calcul de bénéfice net ni une déclaration de TVA. Un régime de TVA explicitement constaté sur les factures de vente peut préremplir une proposition à confirmer ; il ne remplace pas votre déclaration enregistrée. Lorsque votre profil est en franchise en base et que le chiffre d'affaires facturé connu de Colbert dépasse le seuil applicable, Colbert passe automatiquement votre profil au régime de TVA applicable et conserve la date et le motif de ce changement, affichés sur Colbert. Les fichiers de factures et les faits conservés font partie des données exportables et sont effacés lors de la suppression du compte.

Le suivi de trésorerie de Colbert conserve aussi les soldes datés que vous renseignez pour vos comptes personnel et professionnel, les entrées et sorties saisies, leurs catégories, les revenus et dépenses récurrents et leurs échéances, ainsi que les rapprochements que vous confirmez avec vos factures. Vous pouvez déposer des relevés bancaires CSV ou PDF : leurs originaux, y compris les coordonnées bancaires qu'ils contiennent, restent privés dans votre compte avec leur empreinte, les opérations et soldes relevés, leurs extraits sources et l'état de confirmation de l'import. Le CSV est lu localement sans moteur d'IA ; le texte extrait du PDF est transmis au moteur configuré pour proposer un aperçu à vérifier. Une ligne absente ou ambiguë et un scan sans texte ne donnent aucun mouvement inventé. L'import confirmé évite les copies déjà enregistrées ; vous pouvez aussi le rapprocher explicitement d'une opération saisie à la main. Le solde estimé part du dernier solde connu en fin de journée et des mouvements enregistrés après cette date. Sans solde renseigné, il part de zéro, ce qui est indiqué à l’écran. Les paiements explicitement constatés sur les factures et reçus vérifiés peuvent alimenter ce suivi lorsqu’ils ont une date, un usage et un montant en euros établis ; les copies du justificatif et les opérations déjà rapprochées ne créent pas de deuxième mouvement. Si le paiement, l’usage, la date ou le montant en euros manque, vous devez le confirmer ou le rapprocher d’une opération existante. Un montant en devise étrangère n’est pas converti automatiquement : vous confirmez le montant réellement payé ou reçu en euros. Le graphique présente les soldes suivis et leur évolution prévisionnelle, séparément ou en cumulant les comptes personnel et professionnel. Les prévisions utilisent les récurrences saisies et les abonnements confirmés dont le montant en euros est connu ; elles ne créent aucun débit ni encaissement. La TVA figurant sur un achat ne crée aucun remboursement dans le solde ; les indicateurs de TVA attendent votre régime confirmé et ne présentent aucune récupération en franchise en base. Ce suivi dépend de vos saisies et des documents déposés ; il n'est pas synchronisé avec une banque et n'effectue aucune opération bancaire. Les originaux de relevés et le suivi de trésorerie sont exportables et supprimés avec votre compte.

Les comptes rendus du tri, les factures et tâches relevées, les contacts que vous acceptez et les consignes de réponse que le moteur retient durablement sont conservés dans votre espace, où chaque consigne retenue peut être retirée. Pour une dépense, V&M conserve aussi son usage professionnel, personnel ou à confirmer, l'extrait du courrier ou du document qui le justifie, ou votre réponse et sa date. Cet usage est indépendant du compte bancaire et de l'adresse mail ; un usage mixte ou incertain attend votre réponse, sans répartition automatique. Un abonnement récurrent explicitement indiqué dans une facture conserve sa cadence, son libellé, sa référence de contrat et sa date de paiement ou de renouvellement connues, avec leurs extraits sources. Lorsque Colbert est actif pour votre compte, les abonnements repérés dans les justificatifs par Alfred ou Colbert sont signalés dans Documents et sur Colbert. Vous ouvrez au clic une fenêtre de confirmation commune qui enchaîne les propositions ; aucune fenêtre ne s’ouvre automatiquement. Les documents examinés et classés figurent dans Factures traitées, ce classement ne prouvant pas leur paiement. Une cadence ou une échéance seulement déduite de la période de service est présentée comme estimée ; les informations manquantes restent à préciser. Votre confirmation ou votre refus, sa date et les paramètres que vous confirmez sont conservés dans le compte pour éviter une nouvelle question sur le même abonnement. Seuls les abonnements confirmés alimentent le tableau des paiements. Ces décisions sont exportables et supprimées avec votre compte. Le tableau affiche des prévisions ; il ne confirme aucun débit futur et n'effectue aucune opération bancaire. Le tri du courrier relève les faits présents dans le corps du message et dans les factures jointes en PDF ; la recherche de Colbert peut compléter ce relevé. Pour proposer des sujets d'articles, le moteur reçoit la consigne de reformuler les questions de vos clients sans nom ni détail personnel ; les trente plus récentes sont gardées. Cette consigne ne garantit pas une anonymisation : vérifiez l'absence de données personnelles avant un usage public.

Pour illustrer les abonnements récurrents du calendrier de Colbert, V&M peut consulter le site public du fournisseur identifié et y télécharger un logo. Ces consultations sont faites par le serveur, sans transmettre le contenu des courriers, les montants ni l'identité du client. Le logo, les adresses du site et de sa source ainsi que les dates et états de récupération sont conservés dans le compte, couverts par l'export et supprimés avec le compte. À défaut de logo, une icône générique est affichée.

Lorsque le tri du courrier est ouvert, le moteur relève aussi, dans les courriers et dans vos conversations avec l'agent, ce qui sert à entretenir vos relations : prénom et nom des personnes de votre entourage, leur lien avec vous et entre elles, dates d'anniversaire et de fête, passions, goûts y compris alimentaires, événements, séjours et vacances, adresse et travail. Chaque information porte sa source et sa date, se lit dans votre espace et s'y efface une par une ; un lien familial relevé dans un courrier attend votre confirmation. Pour cette mémoire de l'entourage, un filtre vise à écarter les informations de santé, de religion, d'opinion politique, d'appartenance syndicale, de vie sexuelle et d'origine. Il intervient après l'analyse du courrier ou de la conversation : il ne garantit pas l'absence de telles informations dans les textes analysés, les transmissions aux modèles, les comptes rendus ou les brouillons. Le tri peut notamment relever un rendez-vous médical mentionné dans un courrier. L'autorisation du titulaire de la boîte ne vaut pas consentement des personnes citées à tous ces traitements.

Vous pouvez aussi importer explicitement dans la mémoire de l'entourage des informations de Google Contacts : noms, dates d'anniversaire et autres dates, relations, adresses et activité professionnelle. Les liens de parenté importés sont considérés confirmés par cette action d'importation. Autoriser Google Contacts ne déclenche pas à lui seul cet import.

Vous pouvez corriger les anniversaires dans les fiches de l'entourage depuis le CRM ou les informations de votre compte, avec la date complète ou seulement le jour et le mois si l'année est inconnue. Lorsque Google Agenda est connecté avec l'autorisation d'écriture, la synchronisation transmet à Google le nom de la personne et le jour de son anniversaire pour créer une série annuelle sans invité ; elle n'envoie aucun message à cette personne. V&M conserve l'identifiant de la personne et de sa série, la connexion Google concernée, la date source, le titre, le début de la série et l'état de confirmation ou de retrait. Ces valeurs se lisent dans les fiches de votre entourage, figurent dans l'export et sont effacées avec le compte. Les rappels Telegram conservent également le jour et les identifiants des personnes dont le rappel a été accepté par Telegram, afin d'éviter un nouvel envoi. Effacer l'anniversaire ou sa fiche demande le retrait de sa série quand la connexion est disponible ; si vous retirez la connexion avant ce retrait, vous pouvez supprimer vous-même la série restante dans Google Agenda.

Vous pouvez retirer une connexion dans V&M et révoquer ses autorisations depuis votre compte Google. La connexion choisie autorise les fonctions décrites ci-dessus ; le service ne présente pas une confirmation distincte de chaque texte avant le tri.

Le jeton de renouvellement Google est conservé chiffré. Retirer une connexion n'efface pas automatiquement les événements ou autres éléments déjà créés dans votre compte Google.

L'utilisation par V&M des informations reçues des API Google, et leur transfert à toute autre application, respectent la politique Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'usage limité (Limited Use requirements). Ces données servent uniquement à fournir et améliorer les fonctions que vous utilisez dans votre espace. Elles ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité, ni transférées, sauf aux prestataires nécessaires à ces fonctions et décrits dans cette politique, pour la sécurité, pour se conformer à la loi ou dans le cadre d'une fusion ou d'une cession avec votre information préalable. Aucune personne de V&M ne les lit sans votre accord explicite, sauf pour la sécurité, pour se conformer à la loi ou lorsqu'elles sont agrégées et anonymisées. V&M ne les utilise pas pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d'IA généralistes ou non personnalisés.

9. Newsletter, publication et messageries facultatives

Si la connexion newsletter est activée pour votre compte, le service choisi parmi Brevo, Mailchimp, MailerLite, Kit, Resend reçoit le contenu validé, l'objet, l'expéditeur et l'identifiant de la liste, du segment ou du groupe concerné pour créer un brouillon. Ce transfert ne déclenche pas l'envoi de la campagne : celui-ci se fait depuis le service de newsletter.

Selon les fonctions ouvertes et connectées, les textes validés sont transmis à Buffer pour LinkedIn, à X, à Bluesky ou à l'instance Mastodon choisie. Telegram transporte les messages et réponses du bot privé activé. Lorsque Telegram est relié à Alfred, il reçoit aussi automatiquement un résumé du matin (bilan du tri du courrier, rendez-vous du jour, dates à venir de votre entourage et nombre de tâches ouvertes), un résumé hebdomadaire (rendez-vous de la semaine, dates à venir et tâches ouvertes) et les rappels d'anniversaire du jour. Une publication vers votre site transmet le contenu à l'API du connecteur que vous avez configuré : WordPress, Shopify, Wix, Webflow ou Ghost.

Lorsque l'option LinkedIn est ouverte pour votre compte et que vous y connectez votre compte LinkedIn par le lien de connexion d'Unipile, ce prestataire accède à votre compte LinkedIn. Toutes les quatre heures, V&M lit par son intermédiaire les invitations reçues, les nouvelles relations et les messages reçus, avec le nom, le profil et la fonction de chaque personne, et les inscrit dans votre CRM. Rien n'est envoyé, accepté ni publié sur LinkedIn en votre nom. Ce mode d'accès n'est pas proposé par LinkedIn et peut entraîner une restriction de votre compte LinkedIn. La suppression de votre compte V&M retire cette connexion chez Unipile.

Vous pouvez retirer une connexion locale et révoquer ses clés ou autorisations chez le fournisseur concerné. Les clés et jetons ne figurent pas dans l'export des contenus.

10. Stockage navigateur, sécurité et transferts

V&M utilise des cookies pour maintenir la session, protéger les accès, achever une connexion externe et confirmer une opération sensible. Le navigateur conserve aussi des préférences d'interface et l'état des notifications. Lorsque vous lancez une inscription avec Google depuis un contenu publié par V&M, un cookie de provenance retient ce contenu pendant trente minutes au plus, pour attribuer l'origine de l'inscription ; il est effacé une fois l'inscription enregistrée.

Les accès sont contrôlés par session et par droits. Les secrets des connecteurs sont chiffrés et les actions sensibles font l'objet de contrôles et de traces techniques destinés à la sécurité et au diagnostic.

Ces traces comprennent les identifiants du compte et des opérations, les étapes, dates, états et erreurs techniques. Le suivi des appels d'IA conserve aussi le fournisseur, le modèle, le volume de jetons (de caractères pour la voix) et le coût pour contrôler les dépenses du compte.

Pour la carte des connexions du pied de page, une base de localisation embarquée sur ce serveur déduit la ville et le pays à partir de l'adresse IP d'une connexion réussie. Le fichier de cette carte ne conserve ni l'IP ni l'identité du compte : il conserve la ville, le pays, le point et l'instant de la connexion. L'instant n'est pas publié. La carte montre les villes des sept derniers jours ; cette fenêtre d'affichage n'est pas une purge du fichier, qui garde jusqu'aux deux cents dernières entrées. La précision et le contexte peuvent permettre des recoupements : ces points ne sont pas présentés comme une garantie d'anonymat. Vous pouvez vous opposer à cet affichage auprès du contact données indiqué à la première section.

L'hébergement du serveur en France ne couvre pas les traitements des autres prestataires. Resend indique stocker les messages et journaux aux États-Unis. Stripe indique transférer aux États-Unis les données nécessaires à ses services et pouvoir les traiter avec ses sociétés et sous-traitants dans d'autres pays. Anthropic indique stocker aux États-Unis les données de ses offres commerciales. OpenAI, SpaceXAI et ElevenLabs prévoient aussi des transferts hors de l'Espace économique européen selon le service et ses réglages. Les services que vous connectez vous-même (Google, Telegram, Buffer, X, Bluesky, l'instance Mastodon choisie, Brevo, Mailchimp, MailerLite, Kit, Resend et votre CMS) reçoivent les données décrites plus haut selon leurs propres conditions, qui peuvent prévoir un traitement hors de l'Espace économique européen ; V&M ne présume pas leur localisation. L'utilisation des données par ElevenLabs pour améliorer ses modèles dépend notamment de l'offre et de l'option de refus d'entraînement du compte ; une absence d'entraînement ne se déduit pas du seul recours à son API.

Les accords liés ci-dessous sont intégrés aux contrats des services concernés et prévoient notamment des clauses contractuelles types lorsque celles-ci sont requises. Ils ne garantissent pas un stockage exclusivement européen. Pour obtenir les précisions et garanties applicables aux traitements de votre compte, écrivez à contact@vaucanson-maillardet.fr.

11. Durées et suppression

Vos contenus et votre compte sont conservés 2 ans après la fin de la relation commerciale. Les pièces liées à un litige sont conservées 5 ans, les factures 10 ans (obligation comptable). Un prospect qui n'a jamais souscrit voit ses données supprimées 3 ans après notre dernier contact.

La suppression locale du compte retire les données couvertes par la fonction d'effacement et conserve une preuve minimale de la demande, avec sa date et l'identifiant du compte. Les journaux techniques partagés et les documents soumis à une obligation légale de conservation ne sont pas tous couverts par cet effacement ni par l'export automatique ; ils doivent être examinés lors d'une demande adressée au contact données. Ces traces restent des informations susceptibles de se rapporter à une personne.

Le jeton de renouvellement Google est supprimé avec le compte ou à la déconnexion. L'application de ces échéances nécessite une intervention manuelle : la politique de conservation n'est pas pilotée par une purge planifiée. Une seule suppression est programmée dans le temps : la fiche technique de chaque rédaction demandée à un agent (son état, son sujet, ses dates et l'éventuelle erreur rencontrée) est effacée trente jours après la fin de la rédaction, lorsque celle-ci est terminée ou que son échec vous a été signalé. Le contenu rédigé n'est pas concerné. Certaines listes sont en outre plafonnées : lorsqu'une nouvelle entrée dépasse le plafond, la plus ancienne est effacée automatiquement. C'est le cas des conversations archivées (vingt par agent), des préférences apprises par un agent (trente), des questions de vos clients retenues pour les sujets d'articles (trente), du fil de conversation Telegram d'Alfred (vingt messages), des tâches d'Alfred terminées ou expirées (trois cents), des entreprises proposées par l'agent de prospection sur lesquelles vous avez décidé (trois cents), de ses signaux d'achat (trois cents) et de l'historique de chaque opportunité (trente étapes). Côté V&M, le registre des demandes de rappel et celui des retours de fin d'essai gardent chacun leurs deux mille dernières entrées. Vous pouvez demander la restitution ou la suppression de vos données au contact indiqué ci-dessous, sous réserve des obligations de conservation applicables.

La conservation chez les prestataires dépend de la fonction utilisée et du contrat applicable. Leurs documents publics décrivent les durées et exceptions de sécurité ou légales ; les options particulières d'un compte, comme une durée réduite ou une région dédiée, ne sont pas présumées par cette notice.

12. Vos droits

Selon les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation, la portabilité de vos données ou vous opposer à un traitement en écrivant à contact@vaucanson-maillardet.fr ou par courrier à 18 rue des Borderies, 16100 Saint-Laurent-de-Cognac, France. Précisez le compte concerné et votre demande. Vous pouvez aussi saisir la CNIL si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

Une réponse doit vous être apportée dans un délai d'un mois. Si la complexité ou le nombre de demandes impose une prolongation, vous en serez informé dans ce premier mois, avec son motif. Une preuve d'identité proportionnée peut être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.